5 Tipps für einen verbesserten Anmeldeprozess

 1. AGB’s als URL oder PDF verfügbar machen

In der heutigen Zeit, in welcher alles rechtlich abgesichert sein muss, empfehlen wir Dir dringend, Deine zukünftigen Kursteilnehmer rechtzeitig über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Teilnahmebedingungen zu informieren. Wir haben Dir eine Vorlage erstellt, welche Du auf Deine Bedürfnisse anpassen oder gleich so übernehmen kannst (Für inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Auswahl wird jegliche Haftung abgelehnt.).

Wir empfehlen Dir, die AGB’s oder Teilnahmebedingungen auf Deiner Website zu integrieren und allenfalls auch als PDF zum Download anzubieten. Sofern Du keine Möglichkeit hast, die AGB’s selber zu erfassen, kannst Du gerne auf unsere Seite verlinken.

Mit der Einführung dieser AGB’s wirst Du von finanziellen Risiken entlastet. Damit Du auch den Angemeldeten die Möglichkeit geben kannst, ihr Risiko zu mindern, haben wir mit der Allianz Global Assistance einen Vertrag abgeschlossen; der entsprechende Hinweis und Link in den AGB’s kannst Du gerne übernehmen!

2. AGB’s in der Ausschreibung verlinken

Teilnahmebedingungen

Auf die Teilnahmebedingungen hinweisen

Wenn Du Deine Kurse mit 4else erfasst hast, empfehlen wir Dir, am Schluss der Ausschreibung (Schritt 1 in der Kurserfassung), auf die Teilnahmebedingungen hinzuweisen und dies auf die URL Deiner AGB’s oder auf ein PDF zu verlinken (das PDF muss auf einem Server abgelegt sein, damit eine URL verfügbar ist) .

3. AGB’s akzeptieren lassen

In Schritt 2 der Kurserfassung auf 4else bekommst Du die Möglichkeit, alles in Erfahrung zu bringen, was für Deine Kursorganisation wichtig ist.

Worauf Du bei einer Kursausschreibung achten solltest und wie Du 4else optimal einsetzt, haben wir Dir in unserem Beitrag Checkliste für die Kursorganisation zusammengefasst.  Im Bezug auf die AGB’s ist dieser Passus wichtig:

  • Lass Dir bestätigen, dass der Teilnehmende die AGB’s oder Teilnahmebedingungen akzeptiert. Als Antwortmöglichkeit bietest Du lediglich die Checkbox ‚Ja‘ an, welche zwingend ausgefüllt werden muss. 

Die AGB's müssen akzeptiert werdenDie AGB's müssen akzeptiert werden

Die AGB’s müssen akzeptiert werden

Tipp: Lege in 4else eine Vorlage mit den wichtigsten Textbausteinen und Fragen an!

4. Individualisierung Bestätigungsmail mit AGB’s

Regulärer Vorgang: Der angemeldete Kursteilnehmer (TN) erhält aus 4else die Bestätigung, dass seine Anmeldung eingetroffen ist. Dieses Mail ist sehr allgemein gehalten und enthält hauptsächlich den Link, über welchen der TN nochmals zurück zu seiner Anmeldung kommt. 

Optimierter Vorgang: Der angemeldete TN erhält eine auf Dein Unternehmen angepasste Systemnachricht. Diese wird von uns auf Kundenwunsch angepasst. Achtung: Diese Anpassung ersetzt die reguläre Systemnachricht. Wenn Du 4else auch für Umfragen nutzt, solltest Du dies in der Formulierung der Nachricht berücksichtigen. 

  • Statt der regulären Email erhält der TN die Bestätigung über die erfolgte Anmeldung, in welcher die AGB’s sowohl aufgeführt als auch verlinkt sind.
  • Bei Bedarf können auch weitere Informationen in dieser Nachricht aufgeführt/verlinkt werden.

5. Integration Zahlungslösung

Bislang mussten Kursveranstalter bei jeder Anmeldung eine Rechnung schreiben und den Zahlungseingang im Auge behalten. Erschwerend kam dazu, dass es immer wieder Probleme gab mit angemeldeten Teilnehmern, welche entweder nicht oder zu spät bezahlten oder die kurz vor der Kursstart ihre Anmeldung stornierten in der Meinung, dann für den Kurs nichts bezahlen zu müssen.

Hier bietet Dir 4my.horse mit einer eigenen Shoplösung nun die Möglichkeit, sich Arbeitszeit, Ärger und Finanzausfälle zu ersparen.

 

  • Das Bestätigungsmail wird – wie unter Punkt 4 beschrieben – angepasst. Es enthält den Hinweis, dass die Anmeldung erst nach der Bezahlung der Teilnahmegebühr abgeschlossen ist. Ein integrierter Link führt auf die Shoplösung des Kursveranstalters.
  • Der TN gelangt via Link auf die Shoplösung, bei welcher alle Dienstleistungen, die Du anbietet (Kursgebühr, Unterkunft für das Pferd, Übernachtungsmöglichkeit u.ä.), als Produkte aufgeführt sind. Beispiel Eschbachhof
  • Der TN sucht die gewünschten Dienstleistung aus und bezahlt. Die Shoplösung sendet dem TN eine Bestätigung der Bezahlung. Auch Du bekommt eine Information über die erfolgte Zahlung. Wenn Du möchtest, kannst Du auch die Mailadresse Deines Buchhalters aufführen, damit dieser ebenfalls benachrichtigt wird:

Die Shoplösung sieht unterschiedliche Benachrichtigsmöglichkeiten vor, die Du auf Deine Bedürfnisse anpassen kannst.

  •  Wir sind aktuell daran, auf 4else eine Option einzufügen, mit welcher die erfolgte Zahlung vermerkt werden kann. Solange diese Option noch nicht besteht, solltest Du separat eine Kontrolle darüber führen, so dass Du den aktuellen Stand der definitiven, bezahlten Anmeldungen kennst. Sobald sichergestellt ist, dass der Kurs durchgeführt wird, sendest Du allen Teilnehmern eine Nachricht aus 4else.

Vorteile:

  • Der Kunde wird bei der Anmeldung auf die AGB’s hingewiesen (was passiert, wenn… und erhält auch einen Hinweis auf die Annullationskostenversicherung)
  • Du brauchst nicht zeitnah zu reagieren, wenn sich jemand anmeldet. Er hat die wichtigsten Infos dann schon.
  • Die Zahlung erfolgt automatisch. Du brauchst lediglich nachzuführen, dass der TN nun definitiv angemeldet ist.